Politica de confidențialitate aplicată asupra datelor și informațiilor utilizatorilor

Politica Confidențialitate

 

Confidențialitatea datelor

Cuprins

I. Informații Generale
II. Categoriile de date cu caracter personal solicitate și prelucrate
III. Scopurile prelucrării
IV. Durata pentru care păstrăm / prelucrăm datele
V. Dezvăluirea datelor cu caracter personal
VI. Transferul datelor cu caracter personal
VII. Drepturile de care beneficiați
VIII. Control, acces și securitate
IX. Prevederi speciale legate de minori
X. Social Media
XI. Procesator
XII. Valabilitatea documentului

I. Informații Generale

S.C. Awesome Projects S.R.L., denumită în continuare Hostico, în calitate de operator de date cu caracter personal, autor, proprietar și administrator al hostico.ro, respectă dreptul la confidențialitate și securitatea prelucrării datelor cu caracter personal ale fiecărei persoane care vizitează și/sau utilizează serviciile oferite de acest website, și se angajează să protejeze datele și informațiile personale ale acestora. Prezentul document se aplică website-ului hostico.ro, denumit în continuare "Website".

Hostico este înregistrată ca operator de date cu caracter personal la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, sub numărul de înregistrare 30701.

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor - RGPD), care a înlocuit Legea 677/2001, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, Hostico are obligația de a administra în condiții de siguranță și numai în scopurile și perioada specificate în acest document, datele personale pe care ni le furnizați despre propria persoană, un membru al familiei sau o altă persoană, precum și datele personale vizibile în contextul utilizării acestui website.

Prin date cu caracter personal se înțeleg orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană fizică identificabilă este aceea care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin intermediul unui nume, unui număr de identificare, datelor de localizare, unui identificator online sau prin referire la unul sau mai multe elemente specifice proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Prezenta Politică are aplicabilitate asupra tuturor dispozitivelor electronice utilizate în scopul accesării Website-ului. În cazul în care nu sunteți de acord cu termenii și condițiile legate de utilizarea acestora (expuse în acest document în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, dar și în documentele Politica Cookie, respectiv Termeni și Condiții din perspectiva informațiilor confidențiale), vă rugăm să nu utilizați website-ul.

II. Categoriile de date cu caracter personal solicitate și prelucrate

Website-ul este structurat într-un mod care permite vizitarea respectiv utilizarea acestuia fără a fi nevoie de dezvăluirea vreunei informații personale din partea vizitatorilor acestuia. La fiecare vizitare/utilizare a Website-ului serverul colectează, respectiv stochează în forma unor jurnale electronice pentru perioade scurte de timp informații de bază care includ adresa IP, programul de navigare (browser) folosit, numele domeniului referent (prin intermediul căruia vizitatorul a ajuns la Website), orele de acces, durata vizitei și paginile vizitate. În afară de adresa IP, nici una dintre aceste date de trafic nu reprezintă informații identificabile, acestea fiind stocate doar pentru scopuri de statistică / analiză în vederea îmbunătățirii serviciilor și desigur, în scopuri de prevenire a unei fraude sau al unui abuz asupra sistemului informatic. Aceste date nu se dezvăluie nici unei persoane fizice sau juridice în afara Hostico sub nici o formă, excepție facând situațiile prelucrărilor efectuate de autorităţile competente în scopul prevenirii, descoperirii, cercetării,urmăririi penale şi combaterii infracţiunilor sau al executării pedepselor. Orice alte informații sunt furnizate strict voluntar din partea vizitatorului/utilizatorului, neexistând nicio obligație în furnizarea datelor personale către Hostico. Deși unele servicii oferite de Hostico nu pot fi folosite fără furnizarea anumitor date, transmiterea acestora este strict voluntară.

a) Vizitator al Website-ului

  • datele furnizate în cadrul secțiunilor care implică completarea unui formular:
    Mod Direct : Nume,Email
    Mod Indirect: IP
  • datele furnizate în interacțiunea cu membri echipei Hostico prin utilizarea sistemului de suport online:
    Mod Direct: Nume,Email
    Mod Indirect: IP

b) Client al Website-ului

  • datele furnizate la crearea unui cont de client sau efectuarea unei comenzi:
    Nume
    Prenume
    Contact secundar*
    Email
    Email secundar*
    Adresa
    Cod Poștal
    Telefon
    CNP ( persoane fizice )**
  • În caz de societate:
    Denumire Societate
    Date persoană contact : Nume și Prenume
    Numărul de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului
    Cod Fiscal/Cod Unic de Înregistrare

Indirect: IP
* - opțional
** - necesar pentru înregistrarea anumitor extensii de domenii

III. Scopurile prelucrării

Principiile noastre generale în ceea ce privește prelucrarea datelor personale aparținând vizitatorilor website-ului (considerați a fi cumpărători ai oricăror dintre serviciile disponibile pe Website) precum și cele aparținând vizitatorilor Website-ului sunt prezentate în cele ce urmează:

a) Vizitator al Website-ului

  • pentru a răspunde solicitărilor transmise prin completarea formularelor disponibile pe Website
  • pentru a răspunde solicitărilor transmise prin intermediul sistemului de suport online
  • pentru monitorizarea traficului și îmbunătățirea experienței oferite pe Website

b) Client al Website-ului

În ceea ce privește Clienții sau potențialii Clienți, datele și documentele furnizate de aceștia în timpul încheierii contractului sau ulterior acestuia vor fi prelucrate exclusiv în conformitate cu prevederile legale aplicabile, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
Datele și documentele furnizate de Clienți vor fi utilizate exclusiv în scopul executării contractului dintre Hostico și respectivul Client și nu vor fi transferate către terțe persoane sau companii neautorizate sau dezvăluite sub nicio formă, decât în cazurile prevăzute de lege sau cu acordul expres al Clientului.

Utilizăm datele personale și documentele furnizate de Clienți în următoarele scopuri:

  • Desfășurarea relației contractuale dintre Client și Hostico, inclusiv preluarea, validarea, facturarea și activarea comenzii plasate pe website și informarea clientului cu privire la starea comenzii.
  • Îndeplinirea obligațiilor legale care revin Hostico în contextul serviciilor prestate prin intermediul website-ului, inclusiv obligațiile fiscale și de arhivare.
  • Comunicarea informațiilor despre starea rețelei și eventuale lucrări de mentenanță/întreruperi în furnizarea serviciilor.
  • Transmiterea comunicărilor comerciale privind serviciile oferite de Hostico prin mijloacele de comunicare la distanță (e-mail, SMS), în cazul în care ați dat consimțământul în acest sens.

Prelucrarea datelor în scopurile menționate se bazează pe contractul încheiat între Client și Hostico, așa cum este definit în Termenii și Condițiile noastre, și este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale. Refuzul furnizării datelor poate duce la imposibilitatea Hostico de a respecta obligațiile legale și, prin urmare, la imposibilitatea de a vă oferi servicii prin intermediul website-ului. Prelucrarea datelor în scopuri de marketing se realizează pe baza consimțământului oferit, în cazul în care alegeți să îl furnizați prin bifarea căsuței corespunzătoare în momentul creării contului sau ulterior, prin intermediul contului de client.

Furnizarea datelor pentru oricare dintre situațiile menționate mai sus este voluntară, dar necesară pentru utilizarea serviciilor menționate anterior și pentru încheierea unui contract între client și Hostico. Refuzul furnizării datelor poate duce la imposibilitatea desfășurării raporturilor contractuale dintre client și Hostico.

c) General

Prelucrarea datelor se bazează pe temeiul legal al interesului legitim al Hostico de a asigura funcționarea corectă a website-ului și de a îmbunătăți în mod constant experiența vizitatorilor website-ului, inclusiv prin rezolvarea comentariilor, întrebărilor sau reclamațiilor.

Scopurile prelucrării datelor includ:

  • Administrarea și îmbunătățirea serviciilor furnizate.
  • Desfășurarea activităților comerciale de vânzări de servicii, cercetare/studii de piață și statistică.
  • Reclamă, marketing și activități de promovare a serviciilor SC Awesome Projects SRL, inclusiv campanii promoționale, urmărirea și monitorizarea vânzărilor de servicii și comportamentului consumatorului.
  • Furnizarea de servicii de relații cu clienții post-vânzare, inclusiv informarea utilizatorilor/clienților cu privire la evaluarea serviciilor oferite (inclusiv evaluarea serviciilor pe Website).

IV. Durata pentru care păstrăm / prelucrăm datele

Ca principiu fundamental, Hostico va prelucra datele cu caracter personal doar pe o perioadă strict necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare menționate anterior. Respectăm principiul minimizării datelor și nu vom păstra datele mai mult decât este necesar în funcție de scopurile pentru care au fost colectate.

În cazul în care sunteți client, vom prelucra datele pe întreaga durată a relațiilor contractuale și ulterior, conform obligațiilor legale care revin în sarcina Hostico.

Pentru conturile de client, acestea vor fi păstrate timp de 5 ani de la înregistrarea ultimei tranzacții financiare pe respectivul cont și vor fi șterse automat la îndeplinirea acestui termen, cu condiția ca pe cont să nu mai existe servicii active.

În cazul documentelor justificative financiar-contabile, contractelor și actelor adiționale, conform prevederilor legale, acestea vor fi păstrate timp de 10 ani de la încheierea exercițiului financiar.

Dacă doriți să nu mai fim preocupați de prelucrarea datelor cu caracter personal sau dacă doriți ștergerea datelor, vă puteți exercita drepturile detaliate la punctul VII de mai jos.

Ștergerea contului este posibilă doar în situația în care pe acesta nu există servicii active. În cazul în care există unul sau mai multe servicii active pe cont, acesta poate fi închis doar dacă una dintre următoarele condiții este îndeplinită:

  • Se așteaptă încheierea perioadei contractate a serviciului/serviciilor active pe cont.
  • Se renunță la serviciul/serviciile active pe cont prin intermediul unei cereri scrise sau se transferă serviciul/serviciile active către alți furnizori/registrari.

Dacă vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor în scop de marketing, Hostico va înceta prelucrarea datelor cu caracter personal în acest scop, fără a afecta prelucrările efectuate anterior de către Hostico pe baza consimțământului exprimat.

În ceea ce privește notele interne, întocmirea de statistici, îmbunătățirea serviciilor și cercetarea/studiile de piață, păstrăm datele personale doar în măsura în care este necesar pentru a atinge aceste scopuri și în conformitate cu dispozițiile legale. Durata de stocare a acestor date este determinată în funcție de necesitățile specifice ale fiecărui scop și este revizuită periodic pentru a asigura că datele nu sunt păstrate mai mult decât este necesar.

În toate cazurile, stocarea datelor personale respectă principiile GDPR, inclusiv limitarea scopului, minimizarea datelor și asigurarea acurateței și actualizării acestora. Ne asigurăm că datele personale sunt șterse sau anonimizate în mod adecvat după expirarea perioadei.

V. Dezvăluirea datelor cu caracter personal

Informațiile înregistrate sunt destinate utilizării exclusiv de către Hostico în scopul satisfacerii relației contractuale și furnizării serviciilor solicitate. Cu toate acestea, în anumite situații, datele personale pot fi dezvăluite către terți conform descrierii de mai jos:

  • Parteneri contractuali ai Hostico: În temeiul unui angajament de confidențialitate, datele pot fi comunicate partenerilor contractuali ai Hostico care sunt implicați în furnizarea serviciilor solicitate. Acești parteneri au obligația de a păstra datele în siguranță și de a le utiliza în conformitate cu legislația în vigoare.
  • Furnizori de servicii: Pentru a asigura funcționarea eficientă a serviciilor, este posibil să comunicăm datele către furnizori de servicii terți, cum ar fi cei specializați în marketing, servicii de plată/bancare, servicii de curierat sau firme de registrare de domenii. Acești furnizori vor acționa ca împuterniciți și vor prelucra datele în conformitate cu instrucțiunile noastre.
  • Autorități publice: În cazul în care este necesar pentru prevenirea, investigarea și combaterea infracțiunilor, putem fi obligați să dezvăluim datele furnizate către autoritățile publice competente sau alte autorități în drept, în conformitate cu legislația aplicabilă.

VI. Transferul datelor cu caracter personal

Transferul datelor cu caracter personal în afara țării respective sau a Uniunii Europene va avea loc doar în situațiile în care acest transfer este necesar pentru a îndeplini obligațiile contractuale asumate.

Un exemplu în acest sens este serviciul de înregistrare a domeniilor. În funcție de extensia de domeniu solicitată, este posibil ca datele personale să fie transferate în afara țării respective sau a Uniunii Europene. În astfel de cazuri, vom lua toate măsurile necesare pentru a ne asigura că transferul respectă cerințele legale și că datele sunt protejate în mod adecvat conform legislației aplicabile în domeniul protecției datelor cu caracter personal.

Vă informăm că, atunci când transferăm datele cu caracter personal în afara Uniunii Europene, vom utiliza mecanisme adecvate pentru a garanta protecția datelor în conformitate cu legislația în vigoare, cum ar fi clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau alte mecanisme legale prevăzute de GDPR.

Dacă aveți întrebări suplimentare sau doriți mai multe informații despre transferul datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la adresa de email office@hostico.ro.

VII. Drepturile de care beneficiați

În conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal, în calitate de persoane vizate, aveți dreptul de a beneficia de următoarele drepturi:

  • Dreptul la informare: dreptul de a primi informații detaliate cu privire la activitățile de prelucrare desfășurate de către Hostico, conform descrierii din prezenta politică de confidențialitate.
  • Dreptul la acces: dreptul de a obține confirmarea din partea Hostico cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și de a primi informații referitoare la modul în care sunt prelucrate aceste date, scopul prelucrării, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, etc.
  • Dreptul la rectificare: în cazul în care datele cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul de a solicita corectarea acestora într-un mod prompt de către Hostico. Orice rectificare sau completare va fi comunicată către toți destinatarii cărora li s-au transmis inițial datele, cu excepția cazului în care acest lucru este imposibil sau presupune eforturi disproporționate.
  • Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat"): aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal în următoarele situații:
    • datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
    • v-ați retras consimțământul și nu există un alt temei legal pentru prelucrare;
    • vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
    • datele au fost prelucrate ilegal;
    • datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
    • datele cu caracter personal au fost colectate în contextul oferirii de servicii ale societății informaționale conform dreptului Uniunii Europene sau al dreptului intern sub incidența căruia se află operatorul.

Este posibil ca, în urma solicitării de ștergere a datelor, Hostico să anonimizeze aceste informații (eliminând caracterul personal) și să continue prelucrarea lor în scopuri statistice.

În conformitate cu prevederile GDPR, vă sunt garantate următoarele drepturi în calitate de persoane vizate:

  • Dreptul la restricționarea prelucrării: dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în următoarele situații: persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioadă care permite verificarea corectitudinii acestora; prelucrarea este ilegală și persoana vizată se opune ștergerii datelor, solicitând restricționarea utilizării lor; operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; persoana vizată s-a opus prelucrării (cu excepția cazurilor de marketing direct) și se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra drepturilor persoanei vizate.
  • Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și ușor de citit, precum și dreptul de a solicita transmiterea acestor date către alt operator de date, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile.
  • Dreptul la opoziție: dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal, pe baza interesului legitim al Hostico sau în scopuri de interes public. Cu excepția cazurilor în care Hostico poate demonstra existența unor motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau în cazul constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță, puteți solicita în orice moment, gratuit și fără justificare, ca datele care vă privesc să nu fie prelucrate în scopuri de marketing direct.
  • Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate: Aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii luate exclusiv pe baza unor activități de prelucrare automate, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice sau să vă afecteze semnificativ într-un mod similar.
  • Dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente: Aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente, în cazul în care considerați necesar.
  • Dreptul de acces și rectificare este oferit prin intermediul aplicației utilizate pentru accesarea contului de client.

Pentru orice întrebări suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus, vă rugăm să ne contactați prin email la adresa: office@hostico.ro

VIII. Control, acces și securitate

Hostico stochează și prelucrează datele personale ale clienților în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (RGPD), utilizând metode organizaționale și tehnice pentru a asigura protecția acestor date împotriva distrugerii prin breșe de securitate, alterării, dezvăluirii sau oricărei alte forme de procesare ilegală.

Pentru furnizarea corespunzătoare a serviciilor, Hostico poate furniza anumitor angajați informații și date personale furnizate de clienți. Acești angajați au încheiate contracte de confidențialitate și primesc instrucțiuni specifice privind prelucrarea acestor date. Hostico își asumă responsabilitatea pentru înregistrarea, stocarea și utilizarea acestor date de către angajații săi.

Informațiile personale ale clienților Hostico sunt stocate și prelucrate prin intermediul aplicației WHMCS (pentru informații suplimentare, accesați https://www.whmcs.com).

Accesul la informațiile personale ale unui client este permis doar clientului respectiv și operatorilor Hostico, fiind necesare un nume de utilizator și o parolă distincte pentru fiecare client.

În plus, clienții pot activa autentificarea în doi factori ("Two Factor Authentication") ca măsură suplimentară de securitate pentru accesul la contul lor. Această metodă necesită obținerea unui cod de autentificare de pe un dispozitiv extern. Prelucrarea datelor are loc exclusiv în sediile Awesome Projects S.R.L. și în centrele de date partenere.

Cu toate acestea, este important de menționat că niciun program de securitate a informațiilor nu este infailibil.

Clientul înțelege și acceptă pe deplin că Hostico nu își asumă responsabilitatea pentru consecințele sau perturbările care pot apărea ca urmare a utilizării improprii a portalului de către clienți. Aceasta include, dar nu se limitează la:

  • Adăugarea de către administratorul contului de client a unui utilizator al cărui date de contact nu aparțin clientului (cum ar fi adrese de e-mail, carduri de plată, numere de telefon etc.). Clientul poartă întreaga responsabilitate pentru utilizarea acestor date de acces în portal.
  • Accesarea portalului și efectuarea de intervenții respectiv ajustări de către administratori sau utilizatori care nu mai au drepturile de acces acordate de client.
  • Accesarea în mod repetat și abuziv a funcționalităților disponibile în contul de client.
  • Distribuirea și copierea link-urilor care conțin token-uri de autentificare către alte dispozitive, browsere sau părți terțe.
  • Transmiterea informațiilor, respectiv a datelor de acces necesare accesării, autentificării și autorizării în contul de client către diverse persoane.

Contul de client reprezintă punctul central pentru administrarea serviciilor oferite de Hostico. Această interfață conferă posesorului său autoritate și responsabilitate asupra serviciilor aferente, iar orice persoană care are acces la acest cont poate întreprinde o serie de acțiuni, fără necesitatea furnizării de documente adiționale către Hostico.

Pierderile generate Clientului prin nerespectarea politicilor de securitate agreate de comun acord în condițiile prezentei politici nu se vor considera a fi din vina Hostico și nu vor putea atrage răspunderea Hostico.

IX. Prevederi speciale legate de minori

Hostico nu colectează cu bună știință sau intenționat date despre minori. Nu oferim servicii persoanelor minore.

X. Social Media

Menținem o prezență online pe diverse rețele și platforme sociale, în scopul comunicării cu clienții și potențialii clienți, pentru a le oferi informații despre serviciile noastre. Utilizăm platforme precum Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube și Google Business. În momentul în care accesați aceste platforme, se aplică termenii și condițiile de prelucrare ale operatorului platformei respective. De asemenea, prelucrăm datele comunicate către noi prin intermediul acestor platforme și rețele sociale.

Website-ul nostru poate include funcționalități de social media, cum ar fi butoanele de distribuire pe Facebook, Twitter și G+. Aceste funcționalități sunt guvernate de politica de confidențialitate a companiilor care le furnizează.

Vă informăm că website-ul nostru poate conține link-uri către alte site-uri. Nu controlăm și nu suntem responsabili pentru conținutul sau practicile acestor site-uri. Furnizarea acestor link-uri nu constituie aprobarea activității respective, conținutului sau proprietarilor site-urilor respective. Această Politică de Confidențialitate nu se aplică acestor website-uri, deoarece ele sunt supuse propriilor lor politici de confidențialitate.

XI. Procesator

În calitate de procesator, Hostico se angajează să respecte următoarele:

  • Procesarea informațiilor furnizate de client doar în scopurile precise impuse de acesta.
  • Aplicarea de standarde stricte de securitate la nivel de echipamente și infrastructură.
  • Raportarea oricărei încălcări a datelor fără întârziere nejustificată.
  • Procesarea datelor cu caracter personal doar pe perioada indicată de client.
  • Asigurarea că datele sunt și vor rămâne proprietatea clientului.
  • Stocarea informațiilor doar pe servere aflate în România.

XII. Valabilitatea documentului

Prezentul document de confidențialitate are o valabilitate nedeterminată.

Hostico își rezervă dreptul de a aduce modificări la acest document, motiv pentru care clienții sunt rugați să îl consulte periodic.

Dacă aveți întrebări suplimentare legate de Politica de Confidențialitate sau doriți să obțineți informații despre datele cu caracter personal prelucrate de către Hostico și care vă privesc direct, vă rugăm să ne contactați.

Ultima actualizare : 15.04.2024